Шахрайство є серйозною проблемою, з якою стикаються організації всіх типів, розмірів і галузей. Воно проявляється по-різному, проте загалом його поділяють на три категорії: незаконне привласнення активів, корупція і махінації з фінансовими звітами. Незаконне привласнення активів, складає 90% всіх вивчених випадків шахрайства. Це схеми, в яких співробітник краде або використовує ресурси своєї організації. Прикладами незаконного привласнення активів є крадіжка грошових коштів до або після їх обліку, пред'явлення неправдивих вимог про відшкодування витрат і / або отримання негрошових активів організації.
Шахрайство з фінансовими звітами складає менше 5% випадків. Такий прояв злодіяння завдає середній збиток. Схеми передбачають пропуск або навмисне некоректне подання інформації в фінансових звітах компанії. Це може бути у формі фіктивних доходів, прихованих зобов'язань або завищених активів.
ЗАПОБІГАННЯ ШАХРАЙСТВА
Для організації, великої або маленької, життєво важливо мати план запобігання шахрайству. В результаті дослідження Асоціації сертифікованих експертів з шахрайства було встановлено, що злодіяння в середньому тривають 18 місяців до моменту їх викриття. Лише уявіть собі, яку втрату компанія може понести, якщо співробітник здійснює шахрайство протягом 1,5 роки. Нащастя, існують способи мінімізувати випадки шахрайства, впроваджуючи різні процедури і засоби контролю.
1. Вивчайте своїх співробітників
Особи, які вчинили шахрайство, часто проявляють поведінкові риси, які можуть вказувати на намір вчинити неправомірні дії. Спілкування та увага до співробітників можуть допомогти керівнику визначити потенційний ризик шахрайства. Для керівництва вкрай важливо дослухатися до своїх підопічних, встановити з ними довірчі відносини для покращення розуміння . Часто зміна ставлення може підказати про ймовірний ризик. Таке відношення допоможе виявити не лише ризики, а й внутрішні проблеми, які необхідно вирішити.
Наприклад, коли співробітнику бракує визнання з боку власника бізнесу або в нього присутній гнів на свого боса, це може привести його або її до шахрайства в якості способу помсти. Будь-яка зміна ставлення повинна змусити керівника звернути пильну увагу на цього співробітника. Це може не тільки мінімізувати втрати від шахрайства, але й зробити організацію кращою та ефективнішою з більш щасливими працівниками. Активне спілкування з колегами може також виявити інші підказки. Розглянемо співробітника, який пропрацював у вашій компанії 15 років, а тепер працює 65 годин на тиждень замість 40, тому що два співробітники були звільнені.
Бесіда з працівником показала, що на додаток до його нового, більш важкого робочого навантаження його брат втратив свою роботу, і його сім'я переїхала в будинок співробітника. Це може бути сигналом потенційного ризику шахрайства. Нажаль, дуже часто, неправомірні дії здійснює співробітник, про якого керівник навіть не думає. Саме тому, вкрай важливо знати своїх працівників і залучати їх до розмови.
2. Інформувати співробітників / налаштувати систему звітності
Поінформованість впливає на всіх працівників. Кожен в організації повинен бути ознайомлений з політикою ризику шахрайства, включаючи види шахрайства і пов'язані з ними наслідки. Ті, хто планує здійснити злодіяння, знатимуть, що керівництво пильнує, і цей фактор може бути стримуючим. Чесним співробітникам, у яких немає спокуси вчинити шахрайство, також необхідно повідомити про можливі ознаки шахрайства або крадіжки. Саме такі співробітники є важливим активом в боротьбі з шахрайством. Проте, багато з них не наважуються повідомляти про інциденти своїм роботодавцям, розгляньте можливість створення анонімної системи звітності.
3. Впровадити внутрішній контроль
Внутрішній контроль - це плани і / або програми, що реалізуються для захисту активів компанії, забезпечення цілісності її бухгалтерських записів, а також для запобігання і виявлення шахрайства. Розподіл обов'язків є важливим компонентом внутрішнього контролю, який може знизити ризик виникнення злодіяння. Наприклад, в роздрібному магазині є один співробітник каси, один продавець і один менеджер. Касові чеки і квитанції чекового регістра повинні бути підраховані одним співробітником, в той час як інший готує депозитний чек, а третій приносить депозит в банк. Це може допомогти виявити будь-які розбіжності.
Документація є ще одним інструментом внутрішнього контролю, який може допомогти зменшити ризик шахрайства. Розглянемо приклад вище; якщо квитанції про продаж і підготовку банківського депозиту задокументовані в бухгалтерських книгах, власник бізнесу може переглядати документацію щодня або щотижня, щоб переконатися, що квитанції були депоновані в банк. Крім того, переконайтеся, що всі чеки, замовлення на покупку і рахунки-фактури пронумеровані послідовно.
Програми внутрішнього контролю повинні контролюватися і переглядатися на постійній основі, щоб забезпечити їх ефективність та актуальність з урахуванням технологічних та інших досягнень. Якщо в компанії відсутній процес внутрішнього контролю або програма запобігання шахрайству, слід найняти професіонала з досвідом роботи в цій галузі. Експерт проаналізує політику і процедури компанії, порекомендує відповідні програми і допоможе в реалізації.
4. Контролювати відпускні баланси
Підозру можуть викликати працівники, які не пропустили жодного року роботи. Хоча це можна трактувати як прояв лояльності з їх боку, проте в той же час це є однією з ознак того, що цим працівникам є що приховувати, і вони стурбовані тим, що будь хто виявить їх злодіяння, якщо вони не будуть присутні в офісі протягом певного часу. Для перевірки можна спробувати перевести співробітників на різні робочі місця в компанії. Це також може виявити шахрайські дії, оскільки одним працівникам перевіряти дії інших.
5. Найняти експертів
Сертифіковані експерти з протидії шахрайству (CFE), сертифіковані бухгалтери (CPA) і CPAs, що мають сертифікат Financial Forensics (CFF), можуть допомогти у розробці політики та заходів боротьби з шахрайством. Вищезазначені фахівці можуть надати широкий спектр послуг від повного аудиту внутрішнього контролю та судово-медичної експертизи до загальних і базових консультацій.
6. Корпоративна культура
Позитивне робоче середовище може запобігти шахрайству та крадіжкам з боку співробітників. Загалом, в будь-якій компанії має бути чітка організаційна структура, письмові правила і процедури, а також справедлива практика працевлаштування. Політика відкритості також може забезпечити відмінну систему протидії шахрайству, оскільки вона надає співробітникам відкриті лінії зв'язку з керівництвом. Власники бізнесу та вище керівництво повинні бути прикладом та залучати кожного працівника до відповідальності за свої дії, незалежно від посади.
На додаток до превентивних стратегій в компанії також повинні бути методи виявлення, про які повинен знати кожен співробітник. Важливо постійно відстежувати і оновлювати стратегії виявлення шахрайства, щоб забезпечити їх ефективність. При документації стратегії необхідно задіяти осіб або групи, відповідальні за кожну задачу. Після того, як остаточний план протидії шахрайству буде завершено, всі співробітники повинні бути інформовані про нього і про те, як він буде реалізований.
Повідомлення про це працівників компанії саме по собі є профілактичним методом. Розуміння того, що організація стежить і буде приймати дисциплінарні заходи, може перешкодити планам співробітників вчинити неправомірні дії.
Висновок
Ті, хто бажає вчинити шахрайство, не допускають дискримінації. Це може статися в великих або невеликих компаніях в різних галузях і географічних регіонах. Професійне шахрайство може привести до величезних фінансових втрат, судових витрат і руйнування репутації, що в кінцевому підсумку призведе до краху організації.
Наявність належних планів та чітких стратегій може значно зменшити ризик виникнення шахрайських дій. Ознайомлення співробітників з політикою компанії є одним з кращих способів запобігання шахрайству. Пам’ятайте, що вартість спроб протидії шахрайству для бізнесу значно дешевше, ніж вартість шахрайства, яке відбувається.